Rubrika: Health and Safety2

Jste-li organizátorem konferencí, pak by vaší nejvyšší prioritou měla být maximální možná bezpečnost jednotlivých delegátů, řečníků i běžných zaměstnanců po celou dobu konference.

To obnáší nejen zajištění bezpečnosti budovy, ve které konference probíhá, ale i postarání se o to, aby se každý účastník konference cítil pohodlně a aby neexistovala žádná zdravotní rizika, která by vyústila v lékařský zásah. Zde je několik aspektů ochrany zdraví a bezpečnosti, které je třeba vzít v úvahu při plánování vaší příští konference.

Plánování s předstihem

Jakákoli událost může představovat zdravotní a bezpečnostní rizika, proto stojí za to provést posouzení rizik v raných fázích plánování. To může zahrnovat takové činnosti, jako je návštěva místa konání a procházky kolem za účelem identifikace možných nebezpečí a rizik zranění.

Doprava

Při výběru geografického umístění vaší akce zvažte, odkud lidé budou přicházet. Zjistěte, jaké parkování je účastníkům k dispozici. Proveďte také analýzu veřejné dopravy a dostupnost taxislužby. Poskytování těchto informací účastníkům nejen usnadní plánování jejich cesty, ale také může pomoci zabránit dopravním nehodám.

Dostupnost a pohodlí

Zajistěte, aby se vaši delegáti během konference cítili dobře. Zjistěte, ke kterým stolům a židlím budou mít přístup, a to jak během pracovních sezení, tak během přestávek. Požádejte delegáty, aby vás již při samotné registraci na akci informovali o jakýchkoli zvláštních požadavcích, které mohou mít, jako jsou tělesná postižení, která mohou způsobovat problémy s přístupem do budovy.

Bezpečnost potravin

V oblasti stravování je zásadní pečlivá hygiena a opatrné zacházení s potravinami. Další oblastí, na kterou je třeba se zaměřit jsou možné alergie jednotlivých účastníků. S jednotlivými pokrmy vždy podávejte i informaci o přítomných alergenech.

Posouzení bezpečnosti a ochrany zdraví je při plánování konference zásadní a nesmí být opomenuto.

Zdravotnické a farmaceutické akce všech typů, ať už se jedná o konference, kurzy nebo školení, jsou zásadní pro budoucí rozvoj zdravotnické péče a zdravotnických služeb. Tyto akce spojují zdravotnické pracovníky – od lékařů a chirurgů až po zdravotní sestry, s cílem zajistit, aby byli vybaveni znalostmi nezbytnými k udržení vysoké úrovně služeb.

Informování zdravotnických pracovníků o novém léku nebo zařízení, rozvoj nemocničních politik a řešení konkrétních problémů v širším zdravotnickém sektoru je jen několik důvodů, proč se konají konference o zdravotní péči. Každá z nich je stejně důležitá a umožňuje zdravotnickým pracovníkům setkávat se, aby sdíleli nápady a primárně poháněli sektor zdravotní péče vpřed.

Rozpočet zdravotnických a farmaceutických akcí

Konference a akce ve zdravotnictví jsou neočekávaně velkým odvětvím s každoročně se jich uspořádají tisíce.

Regulační směrnice těchto akcí jsou stále přísnější a tlak na pořádání konferencí, které jsou v souladu s pravidly, je stále větší, což znamená, že je také vhodné hledat vhodné místo.

Organizace zdravotnické akce však vyžaduje mnohem víc než jen nalezení vyhovujícího a přesto příjemného místa. V rozpočtu se promítnou i další položky, jako je:

Moderátor

Máte někoho, kdo povede vzdělávací akci nebo konferenci? Mít zkušeného moderátora může do jisté míry ovlivnit úspěch vaší akce a je to něco, co se jako součást vašeho rozpočtu velmi doporučuje.

Doprava

Při pořádání obzvláště velkých událostí může být organizování dopravy a logistiky obzvláště náročné a nákladné. Minimalizace dopravy, jak je to jen možné, zajištěním konferenčního místa v oblasti se snadným přístupem a dobrým dopravním spojením, je nutností.

Ubytování a občerstvení

Lékařské a farmaceutické akce jsou zřídka kratší než jeden den, a proto je zásadní zajistit, aby měli jednotliví účastníci přístup k vhodnému občerstvení a v některých případech i k pobytu.

Pod akce zaměřené na zdravotnictví a zdravotní péči spadá téměř nekonečné spektrum různých událostí, od vzdělávacích akcí a studijních dnů pro mladé zdravotníky a lékaře, po uvedení nových lékařských produktů na trh nebo konference v oblasti výzkumu a vývoje ve zdravotnictví.

Většinu událostí ve zdravotnictví lze však kvůli konzistentní terminologii a porozumění rozdělit do následujících kategorií:

Konference

Potenciálně k diskusi o legislativě, procesech zdravotní péče nebo financování za účelem identifikace primárních problémů a vyjádření strategie, jak je překonat.

Semináře

Jednotlivé nemocnice nebo zdravotnická zařízení se často spojují a pořádají semináře za účelem neustálého vzdělávání a rozvoje. Semináře se často konají s cílem podpořit kulturní změny, podpořit vedení a rozvoj, podnítit reformu zdravotní péče nebo dokonce identifikovat pozitivní změny v řízení zdravotní péče.

Studijní dny

Stejně jako v předchozím příkladu, často existují studijní dny zaměřené na daný zdravotní stav nebo chorobu, což umožňuje odborníkům setkat se a diskutovat o konkrétních problémech nebo vývoji týkajících se těchto problémů.

Školení

Potenciálně zaměřené na osvěžení nebo standardizaci znalostí pracovní síly o konkrétních právních předpisech nebo certifikacích.

Kurzy

Kurz umožňuje profesionálům stát se odborníky v konkrétní oblasti.

Každý typ zdravotní události je jiný a je zaměřen na konkrétní publikum zdravotnických pracovníků. Všechny události ve zdravotnictví však vyžadují místo konání s poměrně specifickým zařízením – kongresové budovy, školicí centra apod. Při organizování zdravotní nebo farmaceutické akce, ať už konference, kurzu nebo školení, je třeba kromě místa konání vzít v úvahu řadu dalších věcí, včetně rozpočtu, rostoucího počtu předpisů týkajících se způsobu, jakým lze rozpočet utratit.

Může se zdát, že je při rezervaci vhodného místa konání konference pro danou událost v oblasti zdravotní péče naprosto zjevné, na co si dát pozor, nicméně existují i ​​věci, kterým je třeba se vyhnout, aby byly dodrženy všechny předpisy.

S neustále se zvyšujícím počtem předpisů týkajících se lékařských konferencí a dalších akcí zaměřených na zdravotnickou péči může být ve většině případů obtížné pochopit, co by konferenční místo mělo splňovat.

Zdravotnické ani farmaceutické akce se například nemohou konat na místech, která disponují zařízeními, jako jsou:

– Bazény

– Lázně

– Golfová hřiště

– Rekreační zařízení, jako je tělocvična, posilovna

– Salóny

– Restaurace

Při pohledu na výše uvedený seznam je jasné, že najít místo, které by ve svých prostorách nemělo žádné z těchto zařízení, může být docela výzva.

Samozřejmě existují způsoby, jak tento předpis obejít, například pokud by místo konání úplně uzavřelo nebo omezilo přístup k danému zařízení. Bohužel to není vždy možná volba, zvláště když je místo konání kromě účastníků akce otevřeno i pro širokou veřejnost.

Proč nejsou hotely vhodnými místy k uspořádání konference?

Hotel není kongresové centrum, a proto je k pořádání podobných akcí nevhodný! Při použití hotelového konferenčního zařízení se často setkáváte s místnostmi, které nejsou určeny pro pořádání konferencí nebo školení. Akce pořádané v hotelích často doprovází rušivé elementy, jako jsou ostatní ubytovaní hosté a nedostatečné zázemí.

Navíc je nepravděpodobné, že najdete hotel, který je ochotný zavřít bazén, lázně nebo tělocvičnu ve prospěch pořádání konference o zdravotní péči.

Hledejte místo, které nabízí vybavení pro profesionální akce, např. špičkové WiFi, přednáškové auly a výukové místnosti.

Vyhrazená konferenční a školící zařízení jsou často nejlepší volbou, protože mají málo způsobů, jak rozptýlit pozornost účastníků, kteří se tak mohou plně soustředit na samotný obsah akce.

Hledejte místo, které nabízí soukromí, exkluzivitu a nepůsobí rušivě v důsledku rekreačních zařízení.